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快遞進出口操作
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快遞進出口操作
 外勤工作從事取件和派送,是內勤工作的延伸和繼續:內勤工作從事分揀、錄入、
數據傳輸、轉運交接等,為外勤工作提供內部服務。外勤和內勤,好比作業一線的兩
支協同作戰的“主力部隊”,任何一方“延誤戰機”的失職行為,都會造成另一方的被
動局面,最終導致服務失敗,給公司和客戶帶來損失因此,外勤和內勤的密切溝通
與通力合作,成為“進出口操作服務成敗”的關鍵。
一、外勤作業
外勤人員主要從事派送和取件工作,為客戶提供優質快捷的門到門服務。
1.進口作業(派送)
(1)作業要點:
①特別服務件,應優先派送
②嚴格按照運單填寫的信息進行派送,不得隨意改變派送地址。
③派送原則是:先集中后發散,先近后遠,先易后難,先重后輕,超重最后。
④遇有收費信息的快件,原則上收費后方可將快件交給收件人,不得先放貨后收
費。
(2)作業標準:
①整理各自路區的快件,按最佳派送路線進行排序。
②對一票多件的缺件貨物,文件要派送,包裹按退件處理。
③快件送達后,必須跟進相應的檢查點,以符合網絡全程跟蹤的作業標準。
④發現貨物有損壞,要向主管匯報,及時申報備案:外包裝有破損的,要進行再
包裝。
⑤要完全了解當天的關稅件和到付件,并對單證、貨物和數據進行核實,以免漏
收賬款。
⑥對錯分快件,應聽從主管安排,盡早安排派送;確實無法安排的,可交由內勤
安排UNDEL 作業
(3)未成功派送件的操作:
①收件人名址不詳的快件,應盡快找出派送線索,爭取當天派送成功。
②上門無人收取的派送件,必須完整填寫留言卡,并確?？蛻裟芸吹?。
③再次安排派送后,如仍然無法派送,則轉為UNDEL (無法成功派送的快件)
件,做升級查詢。
④按照SMMS規定,用掃描槍正確記錄原因。
⑤填寫派送延誤單,寫明原因,盡量提供查詢信息。
⑥派送延誤單須貼在快件正面,并經主管簽字確認。
⑦填好退件交接單后,方可退回(轉為)UNDEL 件,同時做好快件安全交接。
(注:SMMS\/貨物移動管理系統,快件在移動過程中,每個環節都有對應的檢查
點,網絡內使用統一的標準代碼,來解釋快件的動態,以提高快件的透明度,這是全
程網絡跟蹤查詢的需要)
2.出口作業(取件)
(1)作業標準:
①取件時,應得到發件人的確認和簽字。
②取件時,應對客戶的產品選擇進行核對。
③取件時,應對快件的安全性進行初步核查
④取件時,應完成相應的網絡檢查點。
⑤完成取件的同時,應完成部分“完美操作”。
(2)作業要點:
①應攜帶必備的作業工具,確保取件工作的順利完成。
②完成取件數據掃描時,應確保數據的真實性和準確性。
③賬號或付款方式的確認,應在第一時間完成,以免引起服務爭議。
④應指導協助客戶,完成各類單證的填寫工作,但不可代替客戶填寫。
⑤因故取件任務中止時,要做好說明記錄工作,同時向客戶提供服務信息,爭取
下次合作機會。
(3)注意事項:
①快件的地面操作,應盡可能與網絡的轉運要求相匹配。
②派送或取件中的清單和路單,須按作業標準整理存檔,以備復查。
③派送或取件所設計的各類款項,須按財務制度規定進行交納工作。
④進出口快件的數據,應做好初步核查工作,并完成倒傳數據的工作。
⑤派送或取件中的單證交接,必須符合網絡和作業標準,安全并且一一對應。
二、內勤作業
內勤人員主要從事分揀、錄入、數據傳輸、轉運交接等工作,為外勤人員提供內
部服務。
1.進口作業
(1)作業標準
①通過內部系統,完成數據傳輸、監控、對比,確?？蛻衾妗?/div>
②進口派送件到達作業中心后,必須完成AR(貨物到達)檢查點。
③完成進出口快件的數據檢查點,按網絡要求抓取和傳輸快件信息。
④將進口快件按相應路區,進行正確分揀,配合外勤人員的派送工作。
⑤完整掌握和記錄當日進口航班信息,核對口岸與作業中心的當日交接信息。
⑥每天對UNDEL 庫進行交接盤點,完成每票UNDE件的檢查點。
(2)作業要點
①UNDE件的檢查點記錄,必須按網絡要求注明原因。
②UNDEL 件交接時,應核對所有相關信息是否已完成轉達。
③對有特殊服務要求的快件,應安排專人交接(相關主管),確保提前完成派送。
④對特殊件(超大超長超重、危險品等),應協助外勤、做好派送準備,以便順利
完成任務。
2.出口作業
(1)作業標準
①須對快件進行MPS檢查。
②須將每票出口快件的運單信息,詳盡準確地錄入SCL(快件控制信息庫)系統
中。
③須對包裹運單及形式發票的信息,做CIA掃描(貨物數據下載)。
④完成數據錄入和傳輸的同時,對快件進行出口分揀,依照目的地3字代碼進行
操作。
⑤在規定時間內,須將當日出口航班信息預報等,準確無誤地發送至口岸作業部。
(2)作業要點
①須嚴格按照網絡安全條例操作,充分保證快件作業的安全。
②對高價值的特殊件,須進行特殊交接,嚴格執行快件保管制度。
③對重要產品的信息(投保件、報關件等),錄入須準確完整,必要時還須登記備
案。
④對有特殊要求的快件,須聯系相關部門,及時完成快件檢測或訂艙工作,確保
客戶利益。
⑤對送件上門的客戶,須核對客戶證件、檢查快件、確認價值及賬號、填寫運單、
核對報關單證等。
三、疑難件操作
疑難件(UNDEL )是指,因名址不詳、客戶搬遷、運費拒付等原因,暫時無法成
功派送的快件。
1.作業標準
①應依據無法派送的具體原因,制訂有效處理方案。
②首先從客戶電話入手,尋找和查明成功派送的線索
③再次派送時,應提供明確的派送信息,保證二次派送成功。
④UNDEL 快件的任何處理結果,都必須記錄和注明,以便查詢和跟蹤。
⑤所有處理完畢的UNDEL 快件上,必須注明正確的中心代碼,準確分派。
⑥對有收費疑問的UNDEL 快件,應充分考慮客戶利益,盡快完成快件處理。
⑦3個月后仍無法派送的UNDEL 快件,應按網絡標準進行銷毀。
2.作業要點
①特殊情況須使用專用標貼,并且要有落款。
②UNDEL 件的處理必須準確及時,快件須與數據同步操作。
③派送延誤單上,要填寫地址不詳的具體原因,切忌信息籠統、不準確。
④對上門提貨的客戶,必須提供相關證明(身份證、工作證、單位介紹信等)。
⑤內勤人員不得在快件上,直接書寫:改送的地址、分區錯誤、地址不詳等內容
和字樣。
⑥無論是做了留言卡還是等待客戶來取,都須做好檢查點記錄,貨物交作業中心
前臺保管。
⑦所有改送件,須以客服部的通知為準,內勤人員無權自行決定通知派送員更改
派送地址。
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